2013-03-11 18:32:39 +0000 2013-03-11 18:32:39 +0000
58
58

Что такое соответствующий последующий этикет после отсутствия ответа по электронной почте?

Иногда я посылаю электронные письма и нужен ответ . Хотя это не так плохо, как невозможность найти denvercoder9 , иногда бывает так, что я не получаю ответа.

Это создает проблему, если запрос является чем-то относительно важным для моей работы или мой менеджер запросил контакт в первую очередь.

Мой вопрос:

  • Как я должен следовать отправленной электронной почте, когда я не получаю ответа?

Ответы (5)

59
59
59
2013-03-11 21:17:14 +0000

С моей точки зрения, здесь есть две вещи…

  • Оптимизация для ответа
  • Разработка цикла эскалации ответа

Основная идея заключается в том, что есть хорошие способы организации электронной почты, чтобы увеличить шанс того, что вы получите положительный и полезный ответ, но нет никакой гарантии, так что это хорошо иметь план резервного копирования, который циклически повторяется различными способами получения ответа.

Оптимизация для ответа

Абсолютно лучший способ получить ответ, чтобы ваша первая электронная почта быть настолько ясным и так легко ответить на это давая ответ легко, и читатель видит движущий повод, чтобы дать вам ответ. Ключевым элементом здесь является то, что вполне вероятно, что причины, по которым вы хотите получить ответ, значительно отличаются от причин, по которым ответчик должен дать вам ответ.

Вот несколько хитростей:

  • Первый и последний в письме что вам нужно и когда это нужно. Если в вашем первом и последнем предложении нет слов “Мне нужна дата по X по Y”, то скорее всего, вы будете пропущены респондентом, который не ответил на ваше предложение. Жирный, красный текст и другие форматирования также полезны. Это должно выделяться… Громко.

  • Сделать ответ легким - да / нет легко, давая точке контакта может быть труднее, утверждая что-то с бюджетом или другие большие последствия трудно еще. Но одним из самых трудных является написать ответ, который требует много размышлений и усилий. “Пожалуйста, опишите”, “пожалуйста, скажите мне, почему…”, “пожалуйста, заполните этот вопросник” часто приводят к задержкам. Если то, что вам нужно, это подробный разговор, предложите зарезервировать встречу, или скажите им, что вы будете звонить, чтобы проследить.

  • Знаете, когда вы можете создать бомбы замедленного действия - “Если я не услышу иного, я буду предполагать” - БОЛЬШОЕ, когда вы знаете, что это дружеский контакт, и на самом деле это просто к вашему сведению. Когда вы знаете, что вы предлагаете большие изменения, что, скорее всего, вызовет горе, не настраивайте себя на флэк таким образом. Пойми это, когда ты говоришь “если я не услышу…. Я сделаю…” что вы взяли на себя обязательство сделать две вещи - (1) что вы будете откладывать делать то, что вы говорите, до указанного времени, (2) что достаточно быстро после указанного времени вы будете делать то, что вы сказали. Это обещание. Это неплохая вещь.

  • Дайте краткий приоритет в условиях читателя. Им на самом деле все равно, выполните ли вы их сроки, но, вероятно, необходимость в ответе объясняется тем, что вы вызываете что-то, что может повлиять на мир читателя. Укажите, что вы знаете и почему ответ должен иметь для них значение - как можно более кратко.

Различным читателям вполне могут понадобиться разные термины. Это где знание вашей аудитории является большим благом, и если вам нужно повторить усилия, потратить время на то, чтобы узнать, что вы респонденты и что им нужно.

Отказ Эскалационный Цикл

Я думаю, что это, как мягко встряхивая дерево, пока я не получу некоторые фрукты из него. Я не советую вытаскивать топор и рубить его вниз, но больше толкать, подталкивать, подталкивать, а иногда даже лазать вокруг, пока вы не получите то, что вам нужно.

Вот некоторые векторы для эскалации:

  • Попробуйте новый медиум - вы попробовали электронную почту? Попробуйте телефон. Попробуйте IM. И действительно мощный - если вы местный или у вас есть местный конфедерат - попробуйте лично.

  • Покажите повторить - не усложняйте, что вы повторяете - если вы отправили запрос неделю назад, прикрепите ваше напоминание к оригиналу. Суммируйте и попробуйте разные слова, но приложите оригинал. Некоторым людям нужно чувство вины, и если вы не атакуете оригинал, они могут запутаться, спрашиваете ли вы что-то новое.

  • Эскалация выше и/или ниже - настоящий секрет в любой организации заключается в том, что если вы отправляете запрос менеджеру, то у них вполне может быть умный и умный человек, который на них работает. Если вы знаете этого человека, попробуйте подтолкнуть его. Он может быть в состоянии получить малозаметное решение. Если это не сработает, обострите ситуацию через ваше руководство или руководство респондента. Здесь есть политические последствия, так что имейте в виду, и стоит сначала проверить, где эскалация.

  • Попробуйте совместную встречу по статусу - имейте в виду, что есть два способа нарезать его на куски. Вежливый способ: “Я пытаюсь получить ответ на проблему X, я застопорился, пока не смогу продолжить - кого я должен спросить”. Это оставляет вариант открытым для вас, чтобы вы были полностью неправы, и вы можете найти правильного человека… это также усложняет тот факт, что кто-то не ответил. Если, однако, вы знаете, что этот человек является проблемой, то есть и общественный путь позора - “Я пытаюсь получить ответ на Y, человек Х не написал мне ответ…”. Я застрял… нужна помощь!“

Это электроинструменты

Как электроинструмент из хозяйственного магазина - они отлично подходят для выполнения работы, но они также могут отрезать палец.

Знайте свою политику на некоторых из них. То, что хорошо работает в крепкой, хаотичной, энергичной команде, может быть политическим табу в более формальной обстановке. Вот некоторые вещи, чтобы спросить себя, прежде чем вы Попробуйте что-нибудь из этого:

  • Да нужен ли мне ответ? Было ли это действительно замаскировано под ответ. Чем вы рискуете, делая предположения и двигаясь вперед?

  • Уверен ли я, что у меня есть правильный человек?Общее сходит с ума только от того, что я иду к тому, кто на самом деле не может ответить на вопрос.

  • *Каково будет отросток для другого парня? * И для того, чтобы не отвечать, и для того, чтобы быть выставленным на всеобщее обозрение как человек, который не отвечает на письма.

  • В чем причина, по которой мой вопрос загружен? -Какова может быть причина задержки, если запрос уже ясен и понятен?

-Некоторое из этого включает в себя экстрасенсорность, и это на самом деле только большая загвоздка. Многое из этого сводится (со временем) к рабочим отношениям и знанию того, как получить то, что вам нужно, от каждого человека.

3
3
3
2017-10-17 20:19:03 +0000

Я использовал следующую схему и почти получил ответ: “Дорогой Икс,

Потому что я не получил от тебя ответа, я должен предположить, что твои приоритеты изменились. Дайте мне знать, если я смогу чем-то помочь в будущем.

[ВАШЕ ИМЯ]

Если вы не получите ответа, он вообще не заинтересуется. Обычно в 80% случаев я получаю ответ с разными оправданиями. Но, по крайней мере, я смог закрыть дело и знал причину отмены сделки.

см. шаг 5 здесь http://millo.co/5-email-scripts-following-client-unresponsive-plus-examples .

2
2
2
2013-03-11 20:15:21 +0000

Существует множество различных вариантов, и тот(ие), который(ые) может(ы) работать, в значительной степени зависит от ситуации, необходимой информации и людей, вовлеченных в процесс. Для целей данного ответа я буду обращаться к вашему коллеге, который еще не ответил, как к Джейми.

Если вы находитесь в том же месте, что и Джейми, быстрый разговор в коридоре является потенциальным методом решения этой проблемы. Когда вы сталкиваетесь с Джейми в коридоре (и это может включать в себя изготовление способа столкнуться с Джейми в коридоре; я нашел ненавязчивый способ побыть где-нибудь, где я знал, что в конце концов найду Джейми), вы можете просто задать свой вопрос еще раз. Когда я это делаю, я обычно вообще не ссылаюсь на предыдущее письмо (хотя я признаю, что отправил им письмо, если они об этом упомянули), я просто задаю свой вопрос. Меньше всего случаев, когда вы останавливаетесь в офисе/кубе/деске/в любом другом месте.

Если вы не находитесь в том же месте, что и Jamie, то попробуйте другие неэлектронные контакты, чтобы проверить, работают ли они: телефон, мгновенное сообщение и т.д. Я признаю, что мне не нравится этот телефон и поэтому очень редко звоню кому-то, если мне нужна информация от него.

Если вы не очень хорошо знаете Джейми, вы можете спросить у доверенных коллег, знают ли они хороший способ получить ответ от Джейми. Вы можете узнать, что Jamie просто не очень хорошо отвечает на электронную почту, но очень отзывчив, если вы отправите мгновенное сообщение. Или же вы можете узнать, что Джейми, как правило, отлично отвечает на сообщения, но при этом имеет тенденцию не отвечать на письма, когда они находятся в центре большой колючей проблемы, поэтому вам придется повторно отправлять почту, когда эта большая колючая проблема разрешится сама собой. Вы также можете узнать, что кто-то другой может ответить на ваш вопрос, что решит реальную проблему (т.е. получит нужную вам информацию).

Если по той или иной причине вы застряли с электронной почтой, то вы можете ответить на ваше оригинальное письмо Джейми. Когда я это делаю, я обычно говорю: “Джейми, у тебя уже был шанс ответить на это?”. Если это блокирует меня при выполнении другого задания, или если я спросил, потому что мой менеджер задал мне этот вопрос, я добавлю что-нибудь в этом направлении: “Мне это нужно, чтобы я мог подготовиться к встрече во вторник”. Вы также можете спросить Джейми, есть ли кто-нибудь другой, кто мог бы ответить на ваш вопрос вместо вас.

Если вам просто нужна информация, и если ваша компания является той, где встречи являются частью корпоративной культуры, вы можете запланировать быструю 30-метровую встречу с Джейми, чтобы получить необходимую вам информацию. Это особенно полезно, если информация, которая вам нужна, является подробной или нюансированной. Если я делаю это, я делаю заметки во время встречи, а затем отправляю их Джейми, чтобы убедиться, что я записал все, что нам нужно. Также, если это уместно, я размещаю свои заметки где-нибудь внутри, чтобы любой, кому нужна эта информация, мог ее найти, не прибегая к назначению встречи с единственным знакомым человеком.

Если бы вы попытались получить эту информацию от Джейми несколько раз, и если бы Джейми действительно был единственным человеком, который знает эту информацию, то я бы ответил на свою электронную почту снова, на этот раз CCing моего менеджера. В зависимости от организации, CCing a manager является отличным способом получения ответа. Если ваша организация - это то место, где вы будете получать ответ, используйте это осторожно и экономно - Джейми может понять, что вы пытаетесь доставить им неприятности, и это никогда не пойдет на пользу для построения отношений и получения информации в будущем.

0
0
0
2013-03-12 00:00:03 +0000

Я нахожу это довольно простым:

1) Сделать начальное письмо вежливым, но ясно, что ответ необходим и сроки.

2) Одно последующее письмо, если срок пропущен

3) После этого я дам знать моему менеджеру и дам ему совет о наиболее подходящих действиях, которые необходимо предпринять с учетом конкретных обстоятельств. Дальнейшим контактом может быть дополнительная электронная почта или телефонный звонок.

0
0
0
2017-10-22 17:41:25 +0000

(https://workplace.stackexchange.com/a/10208/78595) тоже коснулся этого, но… Наличие намеченного пути эскалации важно. Если они не ответят, привлеките их начальника. Если необходимо, поговорите с вашим руководителем о том, чтобы он не получил никакой тяги и посмотрите, смогут ли они работать по более высоким каналам. В зависимости от отношения вашей команды к отсутствующему ответчику, у них могут быть и другие родственники или знакомые.

Некоторые команды также просто не работают с электронной почтой, так что вам может понадобиться надавить на некоторые шины звонком или билетом в их группу, если это необходимо.

Похожие вопросы

16
12
9
16
9