Как профессионально ответить на электронные письма, в которых я не тот адресат?

Я скажу, что действительно важно, от кого это письмо. Если это от кого-то из вашей компании, а не от высшего руководства, то быстрый ответ, что вы думаете, что у него не тот человек, то, что вы делаете, например, как показывает пример geekrunnings, очень уместен.

Если вопрос от высшего руководства, то стоит спросить вашего менеджера, кто может быть правильным человеком или отделом, и отправить письмо с извинениями обратно, но cc этот человек тоже. Это позволяет двигаться в правильном направлении и показывает, что вы не просто отшиваете их.

Я думаю, что это было отправлено не тому человеку, но мне сказали, что Джастин Тайм в доставке может быть правильным человеком, чтобы справиться с этим. Я посылаю этот запрос ему, но, пожалуйста, дайте мне знать, если мне понадобится какая-то помощь.

Если вопрос не из компании, то вы снова хотите отследить, кто может быть правильным человеком, начиная с проверки с вашим менеджером. Вы хотите, чтобы ваша компания выглядела так, будто она заботится о своих клиентах, поэтому важно позаботиться о том, чтобы электронная почта пришла нужному человеку или в нужный отдел. Ответ похож на ответ руководству, но покажите, что вы готовы снова связаться с вами, если это перенаправление не поможет.

Я думаю, что это было отправлено не тому человеку, но мне сказали, что Джастин Тайм в доставке может быть правильным человеком, чтобы справиться с этим. Я посылаю этот запрос ему, и вот его контактная информация. (включая телефон и электронную почту для связи по мере необходимости.) Если ваш запрос не обработан, пожалуйста, дайте мне знать, и я постараюсь узнать больше, как мы можем вам помочь.

Если ваш менеджер также не знает, кто может быть правильным человеком для связи, то стоит поискать в каталоге и попытаться найти кого-нибудь. Или спросите менеджера, кто может знать. Для генерального директора или клиента, вы действительно хотите направить электронную почту в правильном направлении, а также отправить ответ обратно. Если вы действительно не можете, то, по крайней мере, cc вашего менеджера в ответ обратно, так что ответственность за поиск нужного контакта движется вверх по цепочке.

Если вы сможете узнать, кто может быть правильным человеком с < 30 минут усилий, это может повысить вашу репутацию за то, что вы будете полезны, если вы сделаете это. В моей организации я знаю, что некоторые люди могут сказать мне, кто ответственен за систему X; небольшая прогулка и чат, и я могу ответить, скопировав нужного человека, указывая, что он может знать. Это не стоит того, чтобы тратить на это весь день, но это заставляет вас выглядеть очень внимательным и полезным, если вы сможете это сделать.

Я чувствую, что у вас действительно есть два варианта.

Первый - это письмо “извините, не могу вам помочь”, и это прекрасный пример.

Второй - переслать письмо вашему менеджеру с запиской:

Эй, [Джейн Смит] из [ABC Department] прислала мне это письмо по поводу проблемы с Foozlewotsit System, но я на самом деле не знаю, кто может ей помочь. Можешь передать его нужному человеку?

Это работа менеджера, чтобы справиться с такими вещами.