Как построить бизнес-кейс для найма новых сотрудников?

Вы хотите показать, что у Вас недостаточно ресурсов не только сейчас, но и в обозримом будущем.

Вы хотите показать объем работы на ближайшие несколько лет, и сравнить его с объемом работы в Вашей нынешней команде.

Если у вас есть критические проекты на подходе, объясните, как на них будет оказано отрицательное влияние, если у вас не хватит помощи.

Насколько это возможно, вы захотите указать на конкретные проекты/задачи, которые не были завершены из-за нехватки рабочей силы. И вы захотите сделать то же самое для предстоящих проектов, которые вы не можете обслуживать.

Если вы сейчас заполняете потребность во временных работниках, вы захотите выделить эти расходы и показать, как они пройдут, если вы увеличите вашу постоянную численность.

Как правильно указывает @Bmo, вы можете коснуться проблем, которые вызывает недостаток помощи с вашей существующей командой. Излишнее жонглирование может привести к потере производительности. Это может привести к падению морального духа. Если это станет серьезным, вы можете потерять критически важных членов команды.

Хотя решение всех этих вопросов сделает вас сильнее, компании все еще неохотно добавляют к постоянной численности персонала, так что это все еще может быть трудно продать. Если вы жонглируете сейчас, чтобы оставаться на вершине спроса, вам, возможно, придется быть готовым жонглировать быстрее некоторое время (по крайней мере, в такой ситуации я сейчас нахожусь).

Как это сделать?

На каких аспектах мне нужно сфокусироваться, чтобы построить солидное бизнес-кейс, чтобы нанять больше людей?

Одна вещь, которая помогла бы, это наличие некоторой системы, чтобы, по крайней мере, догадываться о рабочей нагрузке вашего отдела. Говорить “мы перегружены работой” не имеет смысла.

Говорить что-то вроде:

• Наша команда получает 20 еженедельных запросов
• Каждый запрос в среднем 10 часов работы
• Наше среднее время от запроса до завершения составляет 3 месяца
• Каждый запрос добавляет $X в компанию в среднем
• Наша команда состоит из 3 членов
• Это позволяет нам 120 часов в неделю
• Мы можем обрабатывать только 12 запросов в неделю с максимальной эффективностью. Такая грубая оценка хороша только в том случае, если у вас нет значимых показателей. В действительности, ваша команда не сможет работать со 100% эффективностью, и ваше время отслеживания/оценки должно включать в себя эту неэффективность. Если у вас есть более значимая информация или исторические данные по вашим проектам (даже анекдотическое разочарование клиентов вашей команды), это может помочь получить лучшее ощущение.
• Мы ожидаем, что эта рабочая нагрузка увеличится/останется такой же/etc на неопределенное время

Почему это происходит?

Эта информация позволяет руководству определить:

• Достаточно ли важны проекты для того, чтобы оправдать дополнительную численность персонала?
• Нужна ли лучшая система приоритизации?
• Возможно, вашему отделу нужно отклонять запросы.
• Внедрить систему приоритизации, при которой не срочные запросы будут игнорироваться, если только не будут выполнены все срочные
• Соответствует ли ваше среднее время запроса? Могут ли улучшения рабочего процесса помочь уменьшить нагрузку?
• Является ли еще одна команда переукомплектована и те ресурсы, доступные для реорганизации?

*Данные это все в этом *. Говорить “мы перегружены работой” бессмысленно. Представление вышеуказанной информации гораздо более значимо для руководства.

Историческая информация еще лучше.

Когда лучше?

Имейте в виду, что если вы добавите количество сотрудников в критической точке проекта, вы можете на самом деле заставить проект работать дольше. Если ваша команда перегружена на неопределенное время, это не имеет значения (вам придется принять удар когда-нибудь). Однако, если вы надеетесь запустить проект через несколько месяцев, добавление большого количества интервью, HR и времени на адаптацию к уже перегруженной команде не обязательно является лучшей идеей.

Однако, откладывайте эту работу только в том случае, если намечается повторение.

А что, если никому нет дела?

Вы можете столкнуться с ситуациями, которые никого не волнуют. Или, по сути, скажут: “Неважно, отдел работает, проблем пока нет”. Или ваш менеджер не хочет предпринимать действия по разным причинам.

Тогда вам нужно определить, стоит ли вам стрессовая работа. Если менеджеры не чувствуют “боли”, они не будут добавлять количество сотрудников. Вы должны в основном определить, является ли эта среда той, в которой вы готовы работать - если нет, действовать соответственно.

Заключительные мысли

Имейте в виду, что процесс добавления количества сотрудников может быть длительным, даже если ваш начальник, начальник вашего начальника, и, возможно, еще больше уровней выше.

Общая производительность компании, бюджетирование, прогнозирование и т.д. все факторы, чтобы понять, возможно ли это.

Если вам нужны новые люди, первое, что вам нужно сделать, это прекратить работать сверхурочно (если это ваша команда). Вместо этого пропустите эти сроки. Теперь у вас есть что-то, что докажет, что вам нужны люди. Вы никогда не сможете оправдать новых людей, основываясь на рабочей нагрузке, если работа выполняется. Это был трудный урок для меня, потому что я хочу изо всех сил стараться сделать все, что в моих силах.

Другая вещь, которую нужно сделать, это сказать им, что вы не можете сделать новую задачу, когда она появляется. Если они настаивают, дайте им список всего остального, что делает ваша команда, и спросите их, какой из них нужно выключить, чтобы освободить место для этого. Убедитесь, что они знают, что крайний срок выполнения выключенного проекта будет перенесён, а часы его завершения увеличены (Это алауис занимает больше времени, когда вы не работали над чем-то в течение некоторого времени). Дайте им конкретный новый крайний срок и новую оценку часов. Убедитесь, что люди, которые являются владельцами бизнеса для проекта выключен, знают о влиянии на их график.

Сказать нет - это сложно, но это лучший способ, который я нашел, чтобы заставить их увидеть, что у вас нет возможности для большей работы.

Это действительно очень просто. Вы должны объяснить, какие дополнительные вещи вы могли бы сделать, если бы у вас было больше людей, и как это пойдет на пользу бизнесу больше, чем стоимость дополнительных людей, которых вы нанимаете. Лучше всего привести конкретные примеры дополнительных вещей, которые вы могли бы сделать, наряду с тем, как это увеличило бы продажи/повышло бы удовлетворенность клиентов/выполнило бы стратегические цели компании.

Или же вы можете сделать то же самое наоборот - показать, как нехватка людей мешает вам делать эти вещи: т.е. не вставлять нужные функции, не исправлять ошибки, не удовлетворять потребности клиентов. В последнем случае приготовьтесь к тому, что вас спросят, сможете ли вы повысить производительность с помощью тех людей, которые у вас есть.