Какой приятный способ сказать, что я занят, не сказав, что я занят? (Как управлять отвлекающими моментами на рабочем месте?)

На эту тему много написано. Вот только одна статья, которая, как мне кажется, имеет красивое, лаконичное название: Расписание редактора, Расписание менеджера

Дело в том, что те, кому поручено производить что-то материальное - особенно такие творения, как дизайнеры и программисты, - нуждаются в непрерывном рабочем времени. В отличие от менеджмента, где большая часть их работы - это постоянные встречи, дизайнерам нужно время, чтобы сосредоточиться и действительно заняться своим проектом.

Много лет назад я был на конференции и услышал, как Clement Mok ответил на вопрос о том, как его компания выставляет счета клиентам. Он заявил (перефразируя), что они выставляют счета с шагом в 4 часа, но предпочитают 8. В то время как речь шла о выставлении счетов, его суть заключалась в том, что необходимо посвятить кусок солидного времени для создания творческой работы. 8 получасов, разделенных на 8 получасовых встреч в один день, не позволит вам производить почти такое же количество и качество работы, что и сплошной блок из 4 часов непрерывной работы.

Отвечая на ваш конкретный вопрос:

Что такое хороший способ сказать, что я занят

Не беспокойтесь о “приятном”. Вы заняты. Тебе нужно закончить работу. Они должны уважать это. Как добраться до этого момента во многом зависит от специфики вашего рабочего места и отношений с вашим менеджером.

Некоторые идеи, которые могут помочь:

• настаивайте на том, чтобы у вас был офис, а затем политика “заходите, если дверь открыта, не стучите, если она закрыта”
• иметь часы в офисе, чтобы присутствовать на собраниях, и вне офиса, чтобы действительно работать
• скажите “Я ухожу, чтобы закончить работу” и подразумевайте это. Если вы не добиваетесь успеха из-за отвлекающих факторов, объявите, что направляетесь в кафе на 4 часа, чтобы вырубить работу.
• если у вас есть общий календарь, блокируйте рабочее время. Это снижает вероятность того, что ваше рабочее время будет измельчаться на мелкие кусочки с собраниями спорадически в течение дня.

Это может помочь иметь доску рядом с вашим столом, на которой будут перечислены проекты, над которыми вы работаете, а также ожидаемая дата их завершения. У вас даже может быть маленькая звездочка рядом с пунктом, на котором вы в данный момент находитесь. Убедитесь, что она видна снаружи вашего рабочего стола, и что вы держите её в курсе.

Когда кто-то подойдёт к вашему столу, просто укажите на доску и в противном случае проигнорируйте её. Довольно скоро он научится просто смотреть на доску, даже не разговаривая с вами.

Я понимаю ваше разочарование тем, что ваш прогресс прерывается людьми, которые хотят спросить о вашем прогрессе. Тем не менее, решение этой проблемы заключается не в том, чтобы перейти к ним, что у вас есть дела и не должны быть прерваны. Решение для этого - дать им возможность получить свои ответы, не прерывая вас.

Вы говорите, что вы ведете какой-то список задач. Я думаю, что он находится в порядке приоритета или включает в себя столбец приоритета, и что он включает в себя статус и, возможно, даже дату выполнения. Положите это куда-нибудь, чтобы все его видели. Когда они спросят “Где мое это?”, напомните им, где они могут найти ответ. Это может быть что-то электронное, но если ваши коллеги не являются онлайн-людьми, это может быть клочок бумаги, приклеенный к стене. Вы можете просто навести прерыватель на это и продолжить вашу встречу или что-то в этом роде.

Они не будут меньше беспокоиться о своих важных результатах, потому что вам удастся сказать им, чтобы они оставили вас в покое. Они будут меньше волноваться, когда получат больше информации. Будьте прозрачны и открыты, а перерывы должны быть сокращены.

Я знаю, что вы сказали, что работаете в нескольких офисах, это то, с чем у меня нулевой опыт, но вот вещи, которые я узнал о том, как избежать прерываний для знающих сотрудников.

Если у вас есть “руководитель команды”, “начальник” или кто-то, кто не обязательно является вашим начальником, но находится в координационной позиции, вы можете спросить вашего руководителя отдела, если modus operandi может быть изменен, так что all новая работа ДОЛЖНА идти через руководителя команды. Это должно быть сделано таким образом, чтобы разговор с членами команды был абсолютно непродуктивным. У вашего руководителя должен быть способ дать вам указанную работу, не отвлекая вас, например, добавить ее в список на доске, как упомянул Крис Лайвли (Chris Lively), или в базу данных. Физически передавать вам листок бумаги неправильно.

Чтобы помочь предотвратить прерывание людей на обновления, в прошлом я украл Scrum-ban из типов “программного обеспечения” для управления моими задачами Он работает довольно хорошо для организации группы, любой вне группы может интерпретировать его.

Не будьте слишком строги к типам, обращенным к клиентам. Надоедание - это их способ сделать что-то, оно всегда работало для них, потому что люди это разрешают. Прочитайте о кондиционировании оператора и удачи с “всплесками вымирания”. Эти ссылки в основном посвящены крысам и собакам, но они прекрасно применимы и к людям.

Думаю, сначала тебе нужно скорректировать свое отношение. Это не дива драма - хотеть знать статус предоставленных вам проектов, которые важны для их способности выполнять свою работу. Вы, безусловно, препятствие прямо сейчас, и они имеют право на то, чтобы получить его очистить.

Так что сначала вам нужно настроить ваш рабочий процесс так, чтобы статусы даются своевременно. Вам нужен способ, чтобы они проверяли статус, не беспокоя вас так часто, и вам нужен способ установить приоритеты, и вы должны сказать людям, когда их приоритет был снижен, и какая новая ожидаемая дата.

Они вас ждут, потому что вы плохо общаетесь. Общение - это большая часть вашей работы, не менее важная, если не более важная, чем дизайнерская работа. Рассказывать людям о том, что вы работаете над чем-то, когда вы явно не являетесь частью того, что их раздражает. Скажи им правду - “Впереди у тебя шесть проектов, и я ожидаю, что смогу начать их в среду следующей недели”. Ежедневное электронное письмо всем со списком проектов и статусом и ожидаемым завершением - это то, что вы, вероятно, должны делать в первую очередь каждый день.

Агентов по недвижимости по характеру их работы нет в офисе все время, так что естественно, что они должны проверить с вами, когда они получат несколько минут в офисе, прежде чем выходить на показ домов. Возмущение по поводу перерывов в работе просто контрпродуктивно. Это природа бизнеса, который вы поддерживаете.

Если вы начнете давать им лучшую информацию и иметь что-то, что они могут посмотреть, чтобы увидеть, какие проекты работают в каком порядке и ожидаемые даты начала и окончания их проектов, они будут беспокоить вас меньше. Но они никогда не перестанут вас беспокоить, так как вы их задерживаете, и им нужно получить то, что вы делаете для них. Они ваши клиенты, и вы должны начать относиться к ним как к таковым.