Как вежливо спросить о "срочности" заявки на работу - т.е. к какой дате она должна быть завершена?

Как только работа будет назначена вам, если у вас нет крайнего срока, получите его. Звучит так, как будто вы выполняете вспомогательную роль и можете поддержать ряд других людей в бизнесе. Каждое порученное Вам задание должно быть выполнено в срок. Если вам назначена работа, у которой нет срока выполнения, вы должны попросить об этом.

Я бы сформулировал запрос так:

Какая последняя дата, когда я могу это сделать, и вы все еще выполняете свой график?

Фразировка ваших потребностей таким образом укажет, что вы заботитесь о том, чтобы помочь проекту, который вы поддерживаете, удовлетворить их потребности, но также начинает указывать на то, что у вас есть другая работа с другими сроками выполнения.

Если вам нужна поддержка какого-то рода работы до того, как сотрудники проекта возьмут на себя ответственность, менеджер проекта должен быть в состоянии выяснить, какая дата является последней датой, когда вы можете передать свою работу кому-то из проектной команды, чтобы избежать задержек в графике.

Я также подумал бы о привлечении вашего менеджера к оптимизации процесса, особенно если вам часто дают задания без соблюдения сроков или с необоснованными сроками выполнения. Каждый запрос в IT-отдел должен иметь “полную не позднее” даты, связанной с ним. Люди, подающие заявки в ваш отдел, также должны иметь представление о том, сколько времени займет выполнение работы - разница между датой заявки и датой ее завершения должна быть не меньше минимального времени, необходимого для выполнения задания. Каждый проект, требующий вашей поддержки, должен осознавать, что вы поддерживаете несколько проектов и должны сообщать о своих потребностях как можно раньше, чтобы время и ресурсы, необходимые для этого, могли быть эффективно запланированы.

Может быть, я и ошибаюсь, но мне кажется, что у вас есть несколько менеджеров, которые дают вам работу - в таком случае, я не думаю, что вы должны спрашивать, каков срок вообще, я думаю, что вы должны перенаправлять своих клиентов к вашему непосредственному менеджеру, чья задача - расставлять приоритеты (и назначать сроки) всей вашей работы.

Проблема с получением “крайних сроков” от множества людей заключается в том, что каждый человек всегда на 100% будет верить, что его просьба важнее, чем все остальные, и он не будет знать или заботиться о том, что вы получаете просьбы от четырех или пяти других людей одновременно. Таким образом, у вас есть один человек, через которого проходят все запросы, и этот один человек нуждается в достаточной тяге, чтобы иметь возможность отдавать предпочтение запросам одного человека перед всеми остальными.

См. также ответ на этой теме: говорит “нет” менеджерам проекта? “.

Другие уже упоминали, что нет причин сомневаться в приоритетности задач. Тем не менее, есть еще одно соображение, которое, по-видимому, ускользает из ответов:

Вы должны оценить задачу до согласования срока. Так как любая задача является результатом взаимного согласия, вы не должны слепо соглашаться на любой крайний срок. Вместо этого

1. Попробуйте оценить задачу, выяснив, какие ресурсы (включая время) вам необходимы для ее выполнения;
2. Хотя оценка обычно должна быть высокоприоритетной задачей, она не должна прерывать выполнение других задач. Если это так, сделайте оценку отдельной задачей и обсудите ее ;
3. Если задача разбиваемая, не игнорируйте этот факт, так как анализ частей улучшит точность вашей оценки;
4. После того, как оценка будет готова, придумайте решения, указанные в других ответах;
5. Если данная задача требует отложить выполнение других задач, поставленных перед вами ранее, не забудьте обсудить этот факт с теми, кто ждет ваших результатов для выполнения других задач, так как они могут не обрадоваться, узнав, что вы опоздали.

Ты не пытаешься выяснить, когда крайний срок, ты просто спрашиваешь. Любые домыслы с вашей стороны, вероятно, будут ложными, и даже если вы получите его правильно время от времени, сроки на самом деле не то, что вы должны спекулировать.

Просто спросите. Если ответ “сделайте это как можно быстрее”, то сделайте это как можно быстрее.

Вы не должны быть согласны с просьбой о требуемой даты - вы просто собираете информацию для того, чтобы обслуживать вашего клиента лучше.

Вы должны быть осторожны с согласие с датой, и вы не можете сделать это, пока вы не знаете -

1. сколько времени займет работа, и

2. когда у вас будет это время доступно.

Как только у вас есть эти два бита данных, вы можете безопасно взять на себя обязательства к определенной дате. Таким образом, когда вы спрашиваете клиента, когда он этого хочет, вы либо просто собираете информацию и не берете на себя никаких обязательств (проясните это), либо вы можете сказать клиенту, можете ли вы встретить эту дату или нет.

Если вы не можете честно зафиксировать дату, которую хочет клиент, тогда должны произойти некоторые переговоры о том, какие задачи вы выполняете, когда это необходимо. Кто бы это ни делал, он должен понимать общие приоритеты.

Также, извините, но я думаю, что лучше просто спросить, когда это необходимо, а не спрашивать “последняя дата, которая вам нужна” или что-то в этом роде. Просто будьте прямолинейны и откровенны.

Сроки и ASAP не очень полезны в качестве инструмента планирования: Соблюдение сроков означает компромисс с чем-то другим. Решение должно включать в себя понимание того, что компромиссы вовлечены.

Часто you находятся в лучшем положении, чтобы судить об относительной срочности всей работы, доступной для вас, но это звонок вашего босса, как вы расставляете приоритеты вашей работы. Вы даете вашему боссу информацию:

Задача А важна, но это займет много времени; я должен сделать 80% из этого в 20% времени, а затем двигаться дальше.

Задача Б не так важна, но это очень быстро, я должен сделать это в первую очередь.

Тогда Ваш босс должен исправить Вас, основываясь на более широком понимании потребностей компании:

Да, сначала сделайте задачу Б, а затем переходите ко всей задаче А, хотя это займет много времени.

Однако, в случае, о котором вы спрашиваете, кажется, что вы не знаете, как расставить приоритеты в этой работе, поэтому вы спрашиваете:

Я думаю, что задача А займет столько времени, но я не уверен, как я должен расставлять приоритеты по отношению к задачам Б, В и Г. Что вы думаете?

Мне приходилось иметь дело с менеджерами, похожими на тех клиентов, с которыми ты имеешь дело. Я всегда стараюсь получить от них три вещи:

• Каков срок сдачи?
• Каковы мои сроки сдачи?
• Какие задачи я должен бросить, чтобы это произошло?

Последнее может пойти к вашему непосредственному менеджеру, но все три важны. Большинство менеджеров / клиентов будут считать, что все билеты важны до тех пор, пока они не будут вынуждены рассмотреть все три аспекта задачи.

Первым легко быть легкомысленным (“Вчера!”), но второй и третий заставляют их сформулировать свою проблему и убить своих дорогих. Неоднократно мне назначали билет с наивысшим приоритетом, но тянули после того, как менеджер понял, что они не знают, чего хотят на самом деле, или что они не хотят прекращать работу над другим билетом, чтобы этот билет осуществился.