Как запросить встречу с кем-то, кого я не знаю?

Если бы какой-нибудь случайный человек, которого я не знаю, назначил встречу со мной один на один, я бы очень запутался, и я бы предположил, что это была ошибка. Сначала я бы, наверное, проигнорировал это, надеясь, что отправитель исправит свою ошибку. Через некоторое время, если бы это не прошло, я бы отказался от встречи без комментариев.

Может быть, я в меньшинстве, но такое случалось со мной только в очень редких случаях. Люди всегда представляют себя первыми, что позволяет избежать путаницы. Это действительно лучшее, что вы можете сделать. Отправьте письмо, в котором скажите, что вы хотите назначить встречу, и обязательно скажите, почему. Если у вас есть возможность просмотреть их расписание, предложите время.

Лучший курс, чтобы избежать путаницы и не делать никаких предположений.

Я часто получаю такие приглашения. С моей точки зрения, что работает лучше всего - это приглашение, которое включает в себя вступление, цели и повестку дня встречи (которая уже должна быть у всех приглашенных!),

Что-то вроде:

“Привет, я Боб и я новый стажер в отделе xyz”. Мой менеджер подумал, что было бы неплохо встретиться с вами, чтобы узнать больше о кафедре abc. Я был бы признателен, если бы вы смогли уделить полчаса на быструю встречу и знакомство с вашим миром. Если в этот раз не получится, я буду рад перенести встречу".

Это делает ее самой быстрой и легкой для меня: Я быстро понимаю, о чем идет речь, и если все в порядке, я могу просто нажать кнопку “принять” или в противном случае сделать быстрый ответ для отклонения или корректировки. Если возможно, я бы избегал того, что требует многократного общения. Если вы можете войти в сообщение, сделайте это в одном сообщении.

Это будет сильно варьироваться в зависимости от культуры.

Например, как американец, я не возражаю против того, чтобы просто создать встречу с кем-то, кого я никогда не встречал. Меня не волнует, делают ли другие это со мной (если только у меня есть контекст, почему они это делают). Это довольно распространено в прямых культурах.

Тем не менее, мой босс не из западной страны. Он действительно чувствует себя некомфортно, когда люди случайным образом создают с ним встречи, потому что это очень безлично и тупо/взломанно. Он чувствовал бы себя намного комфортнее, если бы ему сначала пришло электронное письмо с просьбой организовать встречу. Или если кто-то был представлен ему лично, во-первых.

Обобщая, западная культура является прямой и ценит бизнес, во-первых, отношения, во-вторых. Людям из этого окружения, скорее всего, будет все равно, если Вы случайно назначите встречу (при условии, что Вы не будете тратить их время впустую). Люди из менее прямых и более близких культур будут гораздо больше заботиться о how you do this. Отношения важны для них.

В основном, это будет во многом зависеть от культуры. И от вашей компании, и от влияния окружающих.

Вашим лучшим ответом будет спросить вашего босса. Они должны хорошо чувствовать внутреннюю культуру вашей компании, могут знать людей, и могут дать более конкретный контекстный ответ.

• *

Что бы я (и делал) подходил к этому:

• Отправьте вступительное письмо, говоря: “Мой босс предложил мне связаться с вами по поводу X. Могу ли я установить 30 минут в нашем календаре, чтобы поговорить об этом?”

• После получения ответа отправьте уведомление о встрече

• Если вы хотите отправить встречу без вступительного письма, убедитесь, что в нем указан clear контекст, который 1) предложил ваш босс, и 2) почему вы встречаетесь.

Независимо от того, какие коммуникационные технологии вы используете, вы хотите убедить человека в том, что встреча будет стоящей. Вы должны подумать о том, какую ценность имеет эта встреча. Помогает ли это им делать свою работу? Скорее всего, нет. Вы хотите показать им, что это поможет организации и что вы с уважением относились к их времени. Вы должны подготовить свои вопросы так, чтобы встреча дала вам ответы, которые вы ищете. Было бы полезно показать, что вы это сделали. Если вы сделаете это, многие люди будут рады помочь вам.

История, которая показывает, о чем я говорю. Мне позвонил очень младший инженер. Она спрашивала о том, как мы решили некоторые проблемы в моей программе, чтобы она могла применить это в своей программе. Она внимательно изучила чертежи и подготовила список конкретных вопросов. Я ответила на те, на которые могла, и направила ее к людям, которые могли бы ответить на остальные. Мы провели 20 минут по телефону. Я осталась счастлива, что помогла ей и нашей компании решить ее проблемы. Ее подготовка сделала звонок очень продуктивным.

Я бы попробовал в Outlook и посмотрел, можете ли вы просмотреть их расписание так, чтобы при бронировании встречи там уже ничего не было.

Если это не сработает, то, скорее всего, я бы предложил пойти к их столу, чтобы они могли быстро проверить их доступность в предположении, что эти встречи будут скоро проведены. Если вы не против подождать долгое время, то я могу пойти на электронную почту, которая может быть наименее приоритетным способом. Это также может передать важность собрания, поскольку в некоторых местах электронная почта может быть проигнорирована, по крайней мере, из того, что я видел за годы моей работы.

IM имеет смысл только в том случае, если люди известны тем, что используют его, и это способ завладеть кем-то. Если менеджер встречается в 90% случаев, то, возможно, IM будет лучше, чем обычная электронная почта. В противном случае, это может не принести много пользы.