Как я могу эффективно заставить всех сотрудников прочитать и подписать полис?

Во-первых, я вижу здесь два очень разных вопроса, а на самом деле два очень разных вопроса.

1. Как мне перестать тратить время на очень ручной процесс?
2. Как мне заставить сотрудников неохотно или нерешительно заявлять, что они читают политику?

В данном конкретном случае ответ на первый вопрос может решить подавляющее большинство второй проблемы.

Ваши политики уже находятся в SharePoint, это архаично, что вы следуете ручному процессу, который вы описываете. В SharePoint у вас есть инструменты и инфраструктура, необходимые для простой автоматизации этого процесса.

SharePoint вполне способен отправлять электронную почту, собирать данные и отслеживать действия пользователей. Она также может отправлять напоминания, необходимые для тех, кто еще не завершил процесс. Несколько часов работы администратора SharePoint могут с легкостью автоматизировать весь процесс и избавить вас от того, что, очевидно, является очень утомительной задачей.

В зависимости от того, как SharePoint интегрирован в общую инфраструктуру, вы также можете с легкостью заставить сотрудника выполнить заданное действие, прежде чем позволить ему продолжить свою другую ежедневную работу. Например, действие по входу в систему, которое открывало форму каждое утро, когда они входили в систему для начала рабочего дня.

Ответ Стивена идеален с точки зрения автоматизации - и он, кажется, знает больше о нюансах Sharepoint, чем я… но я согласен, что есть абсолютно правильный способ заставить Sharepoint делать все, что вы делаете сейчас!

Я хотел бы добавить одну мысль, хотя, возможно, вы захотите выступить за пересмотр того, что вам нужно подписать и зачем. Если у вас что-то подписывается очень, очень часто вы, скорее всего, провоцируете много работы для очень маленькой пользы компании, потому что после слишком большого количества запросов на подпись, люди начнут подписывать практически все, что превосходит первоначальную цель иметь указание на получение и понимание.

Я видел, как компании сортируют подписанные документы следующим образом для лучшего эффекта:

• нас не волнует, согласны ли они, нам просто нужно знать, что они получили это - рассмотрим формат возврата-отправки - это можно сделать как в Sharepoint, так и в большинстве корпоративных почтовых клиентов. Для этого не нужна цифровая подпись, а только доказательство вскрытия письма. Отлично подходит для случаев, когда правда в том, что “нам плевать, если вы согласны, это правила”

• нас волнует, что сотрудники и получили, и способны следовать новой политике - вместо подписи, вы можете рассмотреть вопрос о викторине (раздражает как это есть). Существуют системы обучения, которые позволят вам структурировать подобный формат - сотруднику представляется политика, а затем он отвечает на несколько “вопросов” викторины, чтобы показать, что он прочитал ее и понял. Я видел, как она используется для высокоприоритетной политики безопасности, политики сексуального домогательства, правил безопасности и других вещей, где компания считает, что было бы очень плохо, если бы сотрудники не следовали политике, потому что они причиняли бы боль большему количеству людей, чем просто сами.

• мы прекратим или предпримем дальнейшие действия, если политика не будет прочитана и соблюдена - вы можете подумать о включении менеджеров в ваш цикл раздражения. Следите за сотрудниками, которые не подписали и попросите их менеджера проследить за ними. Сделайте так, чтобы Менеджеры с опозданием сотрудников были видны старшему руководству после того, как первый пинг менеджерам не увенчался успехом. Сделайте это частью организационного приоритета и дайте понять, что неподписание политики означает невыполнение работы.

В США у вас будет несколько вариантов, хотя вы должны попросить корпоративный юридический отдел рассмотреть их, чтобы убедиться, что они соответствуют закону.

1. Электронная доставка документов.
2. Требуется почтовая доставка документов с квитанцией об обратной доставке. Они должны расписаться за документ. Суды США решили, что подписи достаточно, чтобы доказать, что они получили документы. Они могли бы выбросить их в мусорку, но это их выбор игнорировать документ, за который они только что подписали.

• Ключевой вопрос, что произойдет, если они не подпишут.

• Если они отказываются когда-либо подписывать, политика все еще распространяется на них? например, ежегодные обзоры летом против весны.

• Должны ли они сделать выбор: Отправляйтесь в новый больничный и зарабатывайте X часов в неделю, или оставайтесь со старым полисом и получайте Y часов каждый год единовременно. У новых сотрудников нет выбора, они получают новый полис.

• Есть ли расходы на новый полис: Например, теперь у Вас есть покрытие зрения, и Вам нужно выбрать врача, но это стоило денег на новое покрытие. Никакое соглашение не означает никакого покрытия.

• Иногда Вы можете использовать один из методов принудительной доставки, с письмом, в котором говорится, что новый полис начнется через 60 дней. Если Вы хотите отказаться от него через 30 дней. Затем двигаться вперед, сохраняя доказательства доставки в каждой папке сотрудников.

Если работа по желанию в вашей юрисдикции упрямый отказ даже признать политику не является проблемой, она может быть решена путем прекращения работы.

Если вы не возражаете против недорогого решения сторонних производителей, то, возможно, вы захотите рассмотреть DocRead для SharePoint, оно идеально подходит для вашего затруднительного положения!

DocRead позволяет вам отправлять любой документ (в данном случае политику) одной или нескольким группам пользователей. Как издатель, Вы сами определяете, как долго сотрудники (в этих группах) будут читать и подписывать эти документы.

DocRead также поможет Вам с регистрацией, так как он ловко определяет, не является ли кто-то новичком в группе, и назначает ему прочтение, которое было дано другим членам группы. Вы можете установить чтение как “Требуется” (Должно Прочитать) или “Рекомендуется” (Должно Прочитать).

У нас также есть набор отчетов (accessble от SharePoint), которые позволяют Вам видеть, кто читал, а кто нет.

Для каждого сотрудника, который принимает (или не принимает) Ваш документ, мы выдаем квитанцию для аудиторских целей.

Наконец, мы также автоматизируем все электронные письма, которые отправляются, когда документ назначен, подтвержден и просрочен.

Если вы хотите узнать больше, пожалуйста, посмотрите на DocRead for SharePoint , или для более конкретного примера, прочитайте Как заставить сотрудников прочитать руководство для вашего персонала ’.

** отказ от ответственности** : Я разрабатываю продукт DocRead для SharePoint.

Моя компания (и другие крупные компании, где я работал) имеет программное обеспечение, чтобы справиться с подобной ситуацией “ответ необходим”.

Мы получаем уведомление по электронной почте о новых и измененных политиках. Мы направляемся на веб-сайт, где мы должны прочитать правила и “подписаться”, нажав на кнопку в нижней части документа. Это “подписаться” записывается в системе.

Если человек не подписал к назначенному времени, неприятная грамота посылается человеку и менеджеру человека. Неприятная грамота повторяется до тех пор, пока не будет записана подпись, и по мере продвижения по времени повышается ранг руководства.

Похоже, что это эффективно для того, чтобы в конечном итоге получить подпись.

Чего он не делает, так это следит за тем, чтобы кто-то действительно прочитал и понял документ, так как большинство людей просто быстро прокручивают его до конца и нажимают кнопку “подписать”. Чтобы “решить” эту проблему, в компании существует аналогичный механизм, который также включает в себя “викторины” с проходными баллами. Этот метод используется для более обширных политик, а также для ежегодных потребностей в соответствии с нормативами.

Как человек без HR, мне все это кажется довольно глупым, но, кажется, что он достигает того, чего пытается достичь HR.

Вы должны поговорить с вашим ИТ-отделом о таких системах. Возможно, у них уже есть такая система, или они могут заняться поиском системы, которая бы отвечала вашим потребностям за ваш бюджет. Я знаю, что есть некоторые из них, которые вы можете построить, некоторые вы можете купить для внутренней работы, а некоторые размещены на внешнем хостинге.

Удачи.

Раньше я использовал стимулы для такого рода вещей, такие как “каждый, кто читает и подписывается перед датой X, записывается в розыгрыш для дополнительного праздника, бутылка шампанского, ваучер на ужин на двоих, что угодно”. Минимальная стоимость, и важно выбрать что-то, что будет иметь широкую привлекательность для ваших сотрудников.

Я также оставил клерков в политике, чтобы выяснить, кто действительно читает их (в отличие от простого подписания, чтобы сказать, что они прочитали их) либо в виде совещательных ластиков, или в одном случае я особенно горжусь, включая пункт, который гласит, что каждый сотрудник будет культивировать бороду. Это было в начальной школе, где учились все женщины…