Отправил письмо не тому человеку. Как исправиться и оправиться от ситуации?

Вы пишете:

Все, включая топ-менеджера, сказали мне: “Не волнуйся, это случается со всеми”, …

Мой совет - поверить им. Основываясь на том, что вы написали здесь (а могут быть и другие детали, которых у нас нет), я думаю, что вы слишком остро реагируете, особенно, когда просите отказаться от проекта заказчика.

Я делал что-то похожее, по крайней мере, в одном случае. Я ответил - все на электронную почту и упомянул некоторую внутрикорпоративную информацию, которая не должна была доходить до всех в списке Cc. Это была ошибка, мне было указано на это, я был немного смущен - и я двигался дальше, будучи более осторожным с этой точки зрения.

Звучит так, как будто это произошло некоторое время назад, так что общение с клиентом в этот момент _ вероятно_ не было бы полезным. Есть очень хороший шанс, что клиент просто проигнорировал это в то время, и доведение до сведения клиента again вряд ли улучшит ситуацию.

Если бы это произошло совсем недавно, лучшим вариантом действий было бы спросить вашего менеджера, что делать. Maybeбыстрое последующее объяснение клиенту, что случилось, и вежливое обращение к нему с просьбой удалить электронную почту было бы уместно. Я бы не стал общаться с клиентом об этом, не проверив сначала менеджмент.

Рассмотрим это. Если бы вы сами были топ-менеджером, а кто-то, работающий под вашим руководством, совершил бы такую честную ошибку, как бы вы отреагировали? Удалили бы вы их из проекта, или просто сказали бы им: “Не волнуйтесь, это случается со всеми”, и сделали бы все, что необходимо (если что!), чтобы все убрать? Предположив последнее, зачем быть более строгим к себе из-за этого, чем к кому-то другому - или чем ваш менеджер к вам?

Спросите себя, причиняет ли ваша реакция на эту ошибку больше вреда, чем сама ошибка.

Все ошибаются. Единственные люди, которые время от времени не ошибаются - это те, кто даже не пытается.

Что отличает компетентных от некомпетентных, так это то, как мы имеем дело с нашими ошибками.

Когда вы делаете ошибку, правильный способ действовать:

1. Быстро и эффективно минимизируйте ущерб
2. Сообщите тем, кого это касается, и покажите, что у вас все под контролем (если вы этого не сделаете, что будет новой ошибкой, с которой нужно будет действовать)
3. Примите меры предосторожности, чтобы избежать ошибки в будущем
4. Когда вас попросят сообщить об инциденте, сосредоточьтесь на том, как вы отреагировали, а не на извинениях.

Неправильный апплодиск будет:

1. Притворитесь, что ничего не произошло
2. Когда ситуацию нельзя игнорировать, беспомощно спрашивайте у начальника, что делать
3. Извинитесь, но на самом деле не делайте ничего активного, чтобы исправить ошибку
4. Делать бессмысленное самонаказание, как увольнение с должности, не будучи вынужден сделать это.

Помня о том, что информация, отправленная в электронном виде, существует, и вы не собираетесь ее возвращать, я думаю, что лучший способ решить эту проблему для себя - это спросить себя, чего вы надеетесь достичь.

Хотите ли вы сохранить лицо? Если да, то лучшей политикой может быть честность. Напишите им еще раз, скажите, что это предназначалось кому-то другому, и извинитесь. Надеюсь, они рассмотрят честное признание ошибки, чтобы компенсировать саму ошибку.

Хотите ли вы предотвратить дальнейшее распространение информации? Опять же, так как вы не можете получить электронную информацию ‘обратно’, ваша единственная возможность здесь - отправить им письмо еще раз, рассказать им, что случилось, и спросить, не возражают ли они против удаления письма и забытия об этом. Конечно, нет никакой гарантии, что они это сделают.

Помните, что, связавшись с ними снова, вы можете просто заставить их перечитать письмо, и таким образом вы просто привлечете больше внимания к информации. Вы можете подумать о том, чтобы просто отпустить ее, зная, что клиент, вероятно, понял, что она была отправлена по ошибке, и удалил ее……

Сосредоточьтесь на ценности, которую вы обеспечиваете сегодня и будете обеспечивать в будущем. Все допускают ошибки, но факт остается фактом: вы все еще ценны для вашего работодателя и ваших клиентов, потому что вы хорошо справляетесь со своей работой. Что вам нужно сделать, так это сфокусироваться на том, как вы можете принести больше пользы в вашей текущей ситуации, какой бы ни была эта ситуация. Прошлое сделано, и оно не меняет того, какую ценность вы можете принести сегодня.

Сразу после такой ошибки ответ тот же, но стоит посмотреть в лицо ситуации, связаться с людьми, вовлеченными в нее, убедиться, что не осталось секретов, которые могли бы выйти из работы по дереву и укусить вас позже (возможно, даже проинформировать клиента, который был вовлечен, особенно если возможно, что клиент, о котором вы писали по электронной почте, мог бы идентифицировать клиента, о котором он был), и убедиться, что вся боль осталась в прошлом. Смиритесь с этим, как с боссом, а затем займитесь потрясающей работой.

Хорошим способом выйти за рамки этого опыта является изучение этого опыта и установка правил для электронной почты.

У меня есть правила, установленные в Outlook, которые добавляют 5-минутную задержку для любой почты, отправляемой во внешний домен. У меня также есть набор правил, который CCs the Exec Assistants и задерживает любые сообщения электронной почты, отправляемые на наш Cxx уровень выполнения в моей компании. Это дает их помощникам Exec информацию о том, с чем им, возможно, придется иметь дело в течение минуты, и задержки обеспечивают мне защиту, которую я ударил отправить и понял, что была большая опечатка, или я не должен был/не должен был копировать этого человека, я все еще могу остановить электронную почту перед отправкой.

Проще остановить электронную почту перед отправкой, чем вспомнить сообщение, особенно для адресов за пределами вашего сервера.