Как передать, что вы тот человек, которого они просят

Я думаю, что основной причиной путаницы является не первоначальное приветствие, а “Да”? Неясно, что вы имеете в виду: “Да, идите” или “Да, я просто пойду и заберу его для вас”, вот почему вы получаете это колебание в доли секунды, когда они пытаются понять, что вы имели в виду.

Обычный способ ответить, когда они попросили поговорить с вами, это сказать “Говоря”.

Это может быть коротко:

“Могу я поговорить с Джоном Смитом, пожалуйста?” “Говоря”. “А, привет Джон”. Вы можете помочь мне с…?“

Или дольше:

"Могу я поговорить с Джоном Смитом, пожалуйста?” “Говорит Джон Смит”. Чем могу помочь?“ "Я вообще-то искал информацию о…”

Вы также можете заменить в

Это Джон Смит.

или

Вы позвонили Джону Смиту.

вместо “Говорит Джон Смит.”

. “

Как ответить на телефон профессионально

Что касается вашего фактического вопроса, обычным способом ответа на него в профессиональной среде будет:

Доброе утро/послеобеденное время. ABC Systems, говорит Джон. Чем я могу помочь?

Иногда люди просто говорят

Доброе утро/послезавтра. ABC Systems.

и это тоже приемлемо, но "Чем я могу помочь?”, на мой взгляд, звучит более близко к клиенту.

Если вы крупная компания с большим количеством филиалов, вы также можете добавить местоположение:

Добрый день. ABC Systems Эдинбург. Как я могу помочь?

Вы можете заменить Hi вместо “Доброе утро”, если вам удобнее с этим, звучание комфортно и дружелюбно.

Имейте в виду, что даже если вы говорите “Джон говорит” или “Джон Смит говорит”, они могут не поймать ваше имя и все равно попросят поговорить с Джоном Смитом. Тогда просто следуйте совету из моего первого раздела.

Ответы на телефон по прямой линии

Из того факта, что Вы сказали, что люди спрашивают о Вас по имени, я предположил, что Вы отвечаете на основные звонки. В данном случае, вы являетесь лицом компании и должны быть более формальными и сговорчивыми.

Если, однако, вы отвечаете только по прямой линии, вы можете ответить немного иначе.

Для внешнего звонка, я бы все равно использовал название компании и ваше имя - это способ дать понять звонящему, что он добрался до нужного места (или до неправильного места!). При желании вы можете отказаться от приветствия “Время суток” и “Чем могу помочь?”. Как я уже говорил, это больше для тех, кто является “лицом компании”.

Так что вместо:

ABC Systems, говорит Джон.

или даже просто

Здравствуйте, это Джон.

Для внутреннего звонка (который обычно имеет другой звук вызова - спросите кого-нибудь, если вы не знаете разницы между разными тонами телефона), вы, очевидно, не будете использовать название компании. “Алло?”, вероятно, подойдет и для внутреннего звонка, особенно в небольшой компании.

Еще несколько советов

Многое из этого зависит от рабочей обстановки, Вашей компании, и типа людей, которые Вам звонят. Вы должны будете судить о том, как много можно использовать приветствие.

Если вы все еще не уверены, я бы порекомендовал:

• Прослушивание того, как другие люди в вашей компании отвечают на телефонные звонки и какой уровень формальностей они используют. Это поможет вам определить, какова культура компании и что является подходящим. Вам не нужно говорить точно то же самое, что и им, но это должно дать вам приблизительное руководство, если вы не уверены.
• Прослушивание того, как клиенты приветствуют вас по телефону. Если это в основном люди, с которыми вы познакомились лично, они, вероятно, будут более знакомы, чем незнакомые люди, с которыми вы никогда раньше не разговаривали. Если большинство абонентов, с которыми ты общаешься, являются теми или иными, ты можешь соответствующим образом настроить свой телефон.

Как я уже упоминал во вступительной части, я думаю, что проблема в “Да?”, а не в “Алло?”, так что если ты хочешь придерживаться “Алло” и просто изменить то, как ты общаешься, что ты тот человек, которого они просили, то, вероятно, это было бы хорошо.

Я почти всегда отвечаю на звонки, говоря “Привет, это Джо”, или “Это Джо”.

Кажется, чтобы убедиться, что человек, который звонит мне, что они действительно говорят с тем, кем они думают, что они являются.

Я знаю людей, которые говорят такие вещи, как “Компания ABC Телекоммуникации Департамента, Стив говорит.”, что хорошо, но для меня это кажется немного слишком формальным. Если вы представитель клиента или кто-то, кто взаимодействует с клиентами компании, то, вероятно, лучше быть более формальным.

Я склонен быть лаконичным:

Если большинство звонков поступает извне, я бы сказал

“ABC Systems”

Я обычно не добавляю “доброе утро” или “добрый день”, потому что у меня есть прискорбная тенденция терять счет времени, когда я работаю над чем-то, что требует моего полного внимания.

Я догадываюсь, что вы не узнали свое имя “Carel Nel”, потому что у вас был стресс, а причина стресса в том, что вы были заняты тем, что сказать дальше - Если я должен сознательно думать о том, как меня зовут, дату рождения, возраст, адрес, мое сознание просто пустое :)

Вам определенно нужно придумать профессиональное приветствие, которое вам удобно и которое делает работу за вас, то есть перенаправляет странные звонки в сторону от вас. Я предлагаю “ABC Systems”, потому что это то место, где вы работаете, и вы должны быть в состоянии сказать, где вы работаете, не переусердствуя и не переусердствуя :). После первого приветствия, просто дайте другой стороне высказаться и взять на себя инициативу - в конце концов, они знают, чего хотят, а вы - нет - и продолжайте в том же духе :)

Еще раз (и вы уже это знаете) - это не ваш дом, а ваше место работы. Вы можете приветствовать людей дома как угодно, но на работе, когда вы отвечаете на звонок, вы являетесь голосом компании. Отсюда и необходимость того, чтобы Ваше приветствие было профессиональным и представительным для компании. Вам не обязательно играть в секретаря, если после приветствия вы можете перенаправить все входящие звонки, за исключением звонков на очевидно неправильный номер, на секретаря - они обучены принимать входящие звонки и перенаправлять их по мере необходимости. Вы не обучены, и если это Вас утешит, то и меня тоже - Словами моего любимого актера Клинта Иствуда: “…Человек должен знать свои ограничения…” :)

Я всегда отвечаю на звонки, называя свое имя, например: “Алло, это Джон Смит” или “Алло, говорит Джон Смит”. Если я пользуюсь телефоном с идентификатором звонящего и это кто-то из моих знакомых звонит, я часто просто называю свое имя.

Если этот человек не поймал мое имя и не спросил меня, я повторил свое имя. У меня было много таких разговоров:

“Здравствуйте, говорит Джон Смит”

“Могу я поговорить с Джоном Смитом, пожалуйста”

“Да, говорит Джон Смит”

Я редко получаю звонки от клиентов, но если я отвечаю на рабочие звонки и знаю, что это внешний звонок, или это может быть внешний звонок, я говорю: “XYZ Company, говорит Джон Смит”.

Некоторые компании имеют длинные скрипты, которые они ожидают, что кто-то последует им при ответе на телефон, например: “Привет, XYZ Company, ваш источник для всех лучших виджетов и foobars, открыт 24 часа в сутки, семь дней в неделю, с обслуживанием по всему большому метрополитену”. Этот звонок может быть записан в целях обучения. Меня зовут Джон Смит, и я буду рад служить вам любым возможным способом. Какова цель вашего сегодняшнего призвания?“ Лично меня раздражают, когда мне приходится их слушать. Несколько раз компания давала мне такой сценарий, и я всегда его игнорировал, и никого это не волновало. Но я уверен, что есть рабочие места, где тебя могут уволить за то, что ты не следуешь сценарию.

Лично я думаю, что ты слишком много думаешь об этом. Будь вежливой и дружелюбной. Например:

Я: “Здравствуйте”

Звонящий: “Добрый день, могу я поговорить с Карелом Нелом?”

Я: “Говорю. Кто это?”

Звонящий: идентифицирует себя. Разговор начинается.

Или если вы начинаете разговор:

Я: “Привет”/“Привет”/“Привет”, это [какое-то случайное имя]?

Их: “Это, да” или какой-то эквивалент

Я: “Привет, как дела - это Карел Нел, я звоню от такого и такого”, или если это внутренний звонок: “Это Carel Nel раунд в” таком и таком отделе.

Запомните - это ваш тон и интонация, которая тоже будет иметь большое значение. Я не выступаю за то, чтобы говорить “йо” или “whassup”, но если Вы ответите на телефон, сказав “Hello”, “Carel Nel”, “Carel Nel talking” или какое-то другое подобное приветствие, то все будет в порядке. Вы оба хотите добраться до бизнеса, и как товарищ разработчик программного обеспечения я знаю, как занят может быть работа. Не делайте это неловко или трудно, просто определите себя и пусть разговор начнется.

Одна вещь, которую я бы would сказать хотя - хотя другие предложили это, и это чисто личное мнение, я despise что-то в этом направлении “Здравствуйте, это Карел Нел, чем я могу помочь вам сегодня?”.

Возможно, это потому, что я работаю в области телекоммуникаций и имел большой опыт работы с колл-центрами, но это звучит механик и робот для меня. Может быть, это моя изящество и тот факт, что я хочу иметь какую-то индивидуальность, но я просто, несмотря на этот подход! Вместо этого просто скажите “привет”, не бойтесь быть самим собой, всегда оставайтесь профессионалом и все будет хорошо.

Быстрая точка: Многие телемаркетологи будут спрашивать “Могу я поговорить с Джоном Смитом”, даже если вы ответили на звонок “Здравствуйте, это Джон Смит”… потому что их автодозвонщик не ставит человека на линию, пока не убедится, что не будет тратить время на автоответчик. Если я слышу щелчок, за которым следует “Могу я поговорить с…”, я до предполагаю, что это телемаркетёр и отвечаю “Могу я спросить, кто звонит” - они должны были идентифицировать себя перед тем, как просить поговорить со мной в любом случае. Это дает мне шанс узнать, кто они такие до подтверждения моей личности, и повесить трубку.

(На самом деле, у меня был соблазн запрограммировать автоответчик, который автоматизирует эту последовательность, так как это достаточно надежный шаблон, который, как я думаю, на самом деле может быть превращен в успешный фильтр).