Я бы просто и кратко объяснил обстоятельства и спросил человека, проверит ли он их. Конечно, оставляя открытой возможность того, что это чья-то (в том числе и ваша) ошибка.

Если другой человек совершенно невозмутим, это должно быть приемлемо.

Будь вежливым, представительным и понимающим. Вы уже заявили, что не думаете, что это было преднамеренно, и что вам не причинили неудобств.

Хорошим примером того, что вы можете сказать, может быть:

“Здравствуйте {person},

Спасибо, что прислали мне {file}. Я просил. У вас случайно нет более актуальных версий? Та, которую вы мне прислали, идентична моей, и я подумал, что моя копия уже полностью обновлена. Вполне возможно, что это так, но я хотел бы быть уверен. Если бы вы могли дать мне знать и прислать какую-нибудь обновленную версию, которую у вас есть, я был бы очень признателен. Приносим извинения за неудобства, особенно если выяснится, что я изначально ошибся с файловыми версиями.

Удачного дня, и еще раз спасибо!

~!Acolyte”.

Check to Make Sure It’s a Mistake

Убедитесь, что вы нажали на правую ссылку. Используйте сравнительные документы, чтобы убедиться в отсутствии изменений (или используйте контрольную сумму, как вы это сделали). Перед тем, как сделать запрос и сделать вывод, сделайте все возможное, чтобы избавиться от головной боли.

Проблема с E-mail

E-mail - это действительно очень запутанное средство. Вы посылаете письма нескольким людям одновременно, некоторые из них могут быть вам неизвестны, и тон голоса не прикреплен. Это означает, что это игровая площадка для глупых менеджеров и людей, слишком больших для их штанов, чтобы читать все, что они хотят в контексте электронной почты.

По этой причине я предлагаю быстрый IM или телефонный звонок (в минимально интрузивное время, например, первым делом утром или сразу после обеда). Это позволит вам поговорить с человеком напрямую, упростит его немедленное исправление (а не станет очередным запросом в почтовом ящике) и позволит вашему тонуса голоса передать информацию, потерянную в электронном письме.

Если вы все же отправляете электронное письмо, я настоятельно рекомендую отправить его только тому человеку, который отправил файл. Удалите все CC, и просто отправьте короткое простое сообщение типа:

Эй, Джон, я перепроверил файл, который вы отправили вчера, но он не обновлялся с прошлого раза. Когда у тебя будет шанс, не мог бы ты посмотреть и при необходимости обновить его? Спасибо.

Ключи:

1. Объясните, что вы уже проверили
2. Предоставьте им ясное действие
3. Не включайте никакой негативный язык, присваивающий вину

Электронная почта по своей природе чувствует себя “серьезной”, так что держать ее короткой может быть хорошей стратегией, чтобы смягчить серьезность. Если вы отформатировали то же самое в невероятно формальном виде, то это кажется совершенно другим:

Эй, Джон,

Я перепроверил файл, который вы отправили вчера, но он не был обновлен с прошлого раза.

Когда у вас есть шанс, не могли бы вы дать ему посмотреть и обновить, если это необходимо?

Спасибо заранее, - Ник

Как раздражает. Мой подход обычно не пытается свалить на них вину за ошибку, но дает понять, что они не прислали правильный пункт.

“Hi {so-and-so}. Простите, если я был расплывчатым в своей просьбе. У меня уже есть версия X, датированная MMDDYYY, файла, и я думаю, что есть более новая версия Y, я думаю, со вчерашнего дня? Вы могли бы прислать последнюю, или если у вас ее нет, дайте мне знать, у кого спросить? Спасибо большое за помощь, простите, что продолжаю вас доставать”

Теперь, вы знаете, черт возьми, что они облажались, но вы играете хороший парень. И так и так не будут злиться (но должны быть смущены).

Я бы написал:

Привет,

Ссылка на скачивание документа на все еще дает предыдущую версию, несмотря на то, что версия, которая отображается на странице была обновлена.

Спасибо …

Это обратная связь, которая помогает им так же, как и вам.