Как запросить новое оборудование для офиса?

В какой-то степени вы спрашиваете, как лучше всего построить убедительное “бизнес-обоснование” для того, что вам нужно. Для того чтобы построить убедительное обоснование, может быть полезно “сначала попытаться понять, а затем быть понятым”

В построении обоснования две основные вещи, чтобы подчеркнуть:

- мы находимся в опасности, и это устраняет риск

- это инвестиции, и будет доставлять вознаграждение

По моему опыту, большинство организаций реагируют быстрее на риск (страх), чем на вознаграждение (жадность), так что при построении обоснования это может быть лучшим аргументом. Что более важно, возможно, люди, как правило, очень скептически относятся к повышению эффективности, если они либо позволяют им уменьшить численность персонала или производить убедительные улучшения (как правило, фактор x10, или 5%-10% + от общего рабочего времени в неделю)

Так что - *Я бы предложил, где это возможно, вы попробуете связать улучшения, которые вы находитесь после снижения риска, если вы не можете сделать убедительные аргументы в пользу экономии затрат / времени. * Примерами могут быть:

• снижение риска получения травмы сотрудниками (простои, юридические последствия)
• снижение риска перелета/оборота сотрудников (плохие условия, оборудование)

• снижение риска плохого восприятия клиента/инвестора (устаревшее оборудование, неряшливые офисы)

• снижение риска получения травмы сотрудниками (простои, юридические последствия)

• снижение риска перелета/оборота сотрудников (плохие условия, оборудование)

• снижение риска плохого восприятия клиента/инвестора (устаревшее оборудование, неряшливые офисы)

Второе, что нужно учитывать, это то, откуда поступают деньги.

В большинстве организаций к этому есть две части - есть ли у вашего босса уровень “отпишитесь”, чтобы одобрить эти вещи напрямую, и есть ли у них бюджет, зарезервированный для такого рода вещей.

Эти две проблемы важны, потому что если ваш босс не имеет либо прямого контроля над бюджетом, либо отпишитесь, то ему придется пойти в другой спорный горшок с деньгами в другом месте организации (HR, IT, или их линейный менеджер), что, как правило, будет гораздо больше работы (для вашего босса), и потребует гораздо более убедительных доводов.

Рассмотрим ситуацию, в которой ваш начальник должен будет обратиться за защитой здоровья и безопасности к кому-то другому, кто будет председательствовать - к старшему менеджеру, или, возможно, к HR. если они предпримут меры в вашем случае, то они должны будут предпринять действия в рамках всей организации. Если это так, то, как правило, лучше поднять этот вопрос неофициально с вашим менеджером, и с самого начала сделать это в отношении всей организации, а не только вас, и привести ключевой аргумент и подтверждающие доказательства:

“Я наткнулся на эту статью, которая предполагает расходы на плохую эргономику, превышающие $ млн. в год, по всей стране, в связи с простоями сотрудников и случаями производственного травматизма”. Оглядываясь вокруг это реальный риск для нас - как мы можем это исправить?“

Указание с самого начала, что вы знаете о воздействия для вашего босса о том, что вы спрашиваете , и кормление их аммуниции они должны будут сделать дело с другими делает его гораздо более вероятно, что они будут реагировать в положительном ключе.

В зависимости от вашей ситуации, вы можете захотеть объединиться с коллегами, если у многих из вас есть схожие условия работы и запросы. Чем больше вы будете продвигаться вместе, тем большее давление вы сможете оказать на руководство. Кроме того, чем меньше напряжение развивается между вами и другими (как это может случиться, если вы один получите новое оборудование, а другие нет).

С другой стороны, чем больше вы, тем дороже менеджменту выполнять ваши запросы, что может снизить шансы на успех.

Другой ключевой аспект заключается в том, чтобы сформулировать ваш запрос в терминах, которые менеджмент может понять и найти убедительными. То есть, сконцентрируйтесь на соотношении цена/качество. Например,

• “Новый ПК с более быстрым процессором, большим объемом памяти и SSD-диском обойдется компании примерно в $NNN. Однако это позволило бы сократить время компиляции нашего приложения с 10 минут до 1 минуты, экономя в среднем по X минут в день. Это прибавило бы до $MMM в месяц, исходя из моей зарплаты, окупив первоначальные вложения в P.”

Вы также можете захотеть погуглить в Интернете для исследования о положительном эффекте эргономичной мебели (и отрицательных эффектах от ее отсутствия). Многое зависит от местного законодательства, но компании в большинстве стран могут нести ответственность за сотрудников, у которых возникают долгосрочные проблемы со здоровьем из-за эргономичных условий труда. Другими словами, улучшение эргономики рабочего места может рассматриваться как инвестиция со стороны вашей компании для сокращения долгосрочных расходов на здравоохранение, а также для повышения удовлетворенности сотрудников - что, в свою очередь, снижает текучесть кадров, опять же экономя значительные прямые и косвенные расходы.

Эргономичная мебель может выглядеть дорого, но высококачественный стул / стол может продержаться в течение десятилетия. По сравнению с кумулятивной зарплатой среднего сотрудника за тот же период времени, эта стоимость составляет арахис (или туалетная бумага :-). Таким образом, ваша компания может сделать огромную долгосрочную разницу в настроении, приверженности и здоровье своих сотрудников с помощью инвестиций, эквивалент которых в качестве повышения зарплаты, скорее всего, останется незамеченным большинством.

Лично я бы подошел к запросу к HR нашему руководителю с точки зрения охраны труда и техники безопасности, а не с экономической точки зрения.

• Сидеть на хорошем и удобном стуле очень важно для вашего здоровья в долгосрочной перспективе.
• Хорошо отрегулированный стол важен для предотвращения Повторяющихся штаммовых травм .

• Шумная и многолюдная среда также может навредить вашему здоровью, но она также №8 в списке 10 Самые смертельные ошибки при разработке программного обеспечения

• Более быстрый компьютер может увеличить вашу производительность и более медленный компьютер может не повлиять на ваше здоровье.

• Я был бы удивлен и разочарован, если бы ваш отдел кадров не отнесся к этим вопросам серьезно.

Вы знаете, что в прошлом я добивался наибольшего успеха, просто узнав о процессе покупки нового оборудования или мебели, заполнив форму и передав ее моему менеджеру. Большую часть времени мы думаем, что что-то будет сложнее, чем есть на самом деле. Причина, по которой у вас плохая мебель, может быть так же проста, как никто не просил лучшей мебели.

Сейчас время, конечно, все, вы не делаете этого, когда они только что объявили об увольнении или плохой четверть финала. Но на самом деле большинство менеджеров не хотят проводить исследования, чтобы определить, какой стул и где его получить, и не хотят тратить время на заполнение документов. Если вы сделаете все это до того, как подать заявку, то ему будет гораздо легче сказать “да”, если у него есть бюджет. Все, что ему нужно сделать, это подписать запрос.

Если у него нет бюджета на этот год, вы можете спросить, может ли он получить бюджет на него в следующем году. Поэтому последняя четверть года часто является хорошим временем для того, чтобы сделать запрос - может быть неизрасходованный бюджет, который они хотят потратить, чтобы не потерять его в следующем году, или они могут найти способ финансировать оборудование в бюджете следующего года до того, как все это будет потрачено.

Не оборачивай своего менеджера. По крайней мере, держите его в курсе. HR может быть или не может быть подходящим, в зависимости от того, кто управляет офис редизайн / реорганизации.

Два ключевых момента, которые вы, возможно, захотите поднять:

• Является ли ваш текущий стол правильно спроектирован как компьютерная рабочая станция?
• Является ли ваше текущее кресло поддерживает и регулируется достаточно, чтобы снять нагрузку на спину, бедра, шею и верхнюю часть тела?

Эргономика и комфорт важны, но вы не можете просто сказать “Я хочу новый стол и стул” - это должно быть очевидно (а если нет, то вы должны указать на это), что правильная организация стола и стула имеют долгосрочное воздействие на здоровье, которое в конечном итоге ударит в нижней строке компании в увеличении или снижении расходов на здравоохранение.

Новая офисная мебель также будет иметь положительное влияние на моральный дух, и если консультанты, клиенты (текущие или потенциальные) или потенциальные сотрудники когда-нибудь увидеть свои офисы, 20-летний мебель посылает негативное сообщение для тех людей о компании.

Что касается медленного компьютера, вы можете продемонстрировать, что вы будете более продуктивным с новой системой? Когда я в последний раз спрашивал о новом компьютере, разговор начался со слов: “Я все еще использую Windows XP, а системы, на которых я пишу код, настолько новые (и поэтому очень разные), что это усложняет разработку”. Никаких вопросов по поводу обновления.

Noise - это еще один шум, который нужно будет продемонстрировать. Будет ли это отвлекать вас от концентрации? Вы проводите много времени на телефонных звонках, где фоновый шум станет помехой? Если вы находитесь в кабинах, могут ли они быть спроектированы так, чтобы блокировать часть этого шума?

Если у вас есть коллеги, которые разделяют ваши опасения, и вы можете объединиться в группу, чтобы пойти к руководству как группа, это очень поможет.

Часто упускают из виду тот факт, что счастливые сотрудники тоже стоят денег. Если сотрудник A скажет: “Я сижу здесь на этом мусорном стуле со столом, который слишком высокий, выглядит так, что мой работодатель ни капли не заботится обо мне”, этот сотрудник тоже не будет слишком заботиться о своем работодателе, в то время как сотрудник B, который скажет: “Мой работодатель просто тратит много денег на очень удобный стул для меня”, скорее всего, также скажет: “Я могу справиться с той дополнительной работой, которая пришла в последнюю секунду, без проблем”.

Человек получает новый компьютер не только более производительный, потому что компьютер быстрее, но и потому, что он не боится работать со старым, медленным компьютером и, если возможно, задерживает его.